Waarom een digitaal archief voor advocatuur?

Steeds meer advocaten kiezen voor het digitaliseren van dossiers voor advocaten. Een advocaat is verplicht om dossiers te bewaren. Helaas betekent dit ook dat na een aantal jaar het archief propvol komt te zitten. Moet jij op een dag een dossier van 10 jaar geleden terugvinden? Dan is deze simpele taak ineens een dagklus. Dit is uiteraard zonde van jouw tijd en van de ruimte. Door jouw archief te laten digitaliseren zorg jij dat er meer overzicht, structuur en ruimte vrij komt. Wij leggen er graag meer over uit.

Het digitaliseren van het archief

Een advocaat heeft een plicht om alle dossiers te archiveren. In deze dossiers zijn alle documenten van een zaak te vinden. Denk bijvoorbeeld aan e-mails, brieven, originele documenten, kopietjes en meer. In iedere zaak, zelfs de kleinste, komt een grote stapel papierwerk kijken. Ieder papier dat met een zaak te maken heeft gaat het dossier in en wordt bewaard in de archiefkast. Dit is geen optie. Een advocaat heeft namelijk een bewaarplicht. Dit betekent dat in de loop van de jaren deze archiefkasten uitgebreid moeten worden, wat niet alleen zorgt voor meer chaos, maar ook voor de noodzaak om soms te verhuizen naar een groter kantoor. Wat als het archiveren beter kan? Op een manier die minder fysieke plek in beslag neemt en op een manier dat documenten makkelijker terug te vinden zijn? Dat kan met behulp van een digitaal archief.

Wat zijn de voordelen?

Het digitaal archiveren heeft verschillende voordelen. Allereerst zorgt het ervoor dat jij op kantoor geen fysiek archief meer hoeft te creëren. Op het kantoor zal er dus meer ruimte beschikbaar zijn, wat bijvoorbeeld gebruikt kan worden voor een extra bureauruimte.   Het tweede voordeel is dat het beter beveiligd is tegen diefstal of schade. Mocht er brand of lekkage in het kantoor zijn, dan hoef jij je geen zorgen meer te maken over alle archieven die verloren zijn gegaan. Hetzelfde geldt voor het risico op diefstal. Een dossier bevat een bom aan persoonlijke informatie. Als advocaat wil je ten alle tijden voorkomen dat deze persoonlijke informatie in de handen komt van een inbreker. Dit zou namelijk de privacy van de klanten enorm schenden. Met een digitaal archief is alle informatie gesleuteld achter een beveiliging die zelfs de beste hackers niet zomaar kunnen breken. Een derde voordeel is dat het beter georganiseerd is dan een fysiek archief. Moet jij snel een naam opzoeken? Dan heb je deze binnen enkele seconden online gevonden door de zoekfuncties.

Hulp bij het digitaliseren

Een probleem waar veel advocaten tegenaan lopen is dat ze graag hun archief willen digitaliseren, maar simpelweg niet weten waar ze moeten beginnen. Ben jij een advocaat die op zoek is naar een betrouwbare en handige partner om jouw archief te digitaliseren? Informeer eens bij View naar de mogelijkheden. Zij hebben jarenlang ervaring op dit gebied.